Sæsonen 2021/2022: Møde 2

• Kommende arrangementer
• Sæsonen 2022: Igangsættere og Regnskabsførere
• Øgruppens arbejdsgrupper / ansvarsfordeling
• Byggeweekend
• Sangbog
• Årshjulet

• Konstituering af øgruppen
• Budget
• Kommende arrangementer
• Overblik: Igangsættere og Regnskabsførere
• Jubilæum
• Kommunikation
• Engagement i Øgruppen
• Punkter til kommende øgruppemøder

• Beretning fra Øgruppen
• Regnskab samt budget
• Evaluering af sommeren 2021
• Indkomne
  • Forslag vedr. skitur-støtteforening
  • Forslag vedr. debatgruppe på Facebook
  • Forslag vedr. deltagerloft på Facebook
  • Forslag vedr. penge fra den gamle skiturskonto
• Valg af ny Øgruppe
• Valg af revisor
• Eventuelt

• Trøjer
• Jubilæumsbudget til ugerne
• PC, Telefon, iZettle
• Corona-tiltag
• Refusioner
• Éndagsbilletter
• Postbåd og mails
• To Do frem mod sæsonstart

• Postbådsbooking
• Corona-pas
• Jubilæet
• SoMe-kampagne
• Ny Computer til regnskabsførerne
• Bank
• Trøjer

• Billetter
• Bank
• Båd og Bådeforsikring

• Billetloft
• Billetpriser
• Postbådsbilletter
• Udmeldinger på Facebook

• Billetter
• Postbåden
• Jubilæumsplaner
• Oversigt over sæsonens Igangsættere og Regnskabsførere

Sæsonen 2020/2021: Møde 6

• Billetsalg
• Jubilæum
• Landzonetilladelse
• Forlejr 2021

• Bankkonto
• Diskutere sæsonen 2021-2022: Uge 26-30
• Jubilæumsgruppen
• Kontrakter
• Tekster til hjemmesiden

• Bankkonto
• Diskussionspunkter til næste møde
• Diskussion af sæsonen 2021-2020: Uge 26-30

• Konstituering af øgruppen
• Jubilæum 2021
• Regnskabsprogram – status
• Kommunen – status
• Fonde – status
• Søb – status
• Status omkring igangsættere og regnskabsføre for Ø-lejr 2021

• Første møde i den nye sæson
• Præsentation af øgruppe medlemmer

• Øgruppens Beretning
• Regnskab
• Evalueringen af sæsonen 2020's uger
• Indkomne forslag
  • Vejlø Skitur
  • Gæster i lejren
• Valg af ny Øgruppe (til sæsonen 2020/2021)
• Valg af ny revisor
• Eventuelt

• Årets regnskab
• Købmand/indkøb
• Kommunen – tilladelser
• Hvordan sæsonen er forløbet uge for uge

1. Valg af ordstyrer og referent
2. Beretning fra Ø-gruppen
3. Gennemgang og godkendelse af regnskabet for 2020
4. Evaluering af sommerens uger
   1. Uge 27:
   2. Uge 28:
   3. Uge 29:
   4. Uge 30:
   5. Uge 31:
5. Indkomne forslag
   1. Vejlø Skitur
   2. Gæster i lejren
6. Valg af ny ø-gruppe, herunder ny ø-regnskabsfører/kasserer (Marianne genopstiller ikke)
7. Valg af revisor (Kjeld genopstiller ikke)
8. Evt.

Tilmelding
Skriv til kontakt@vejloeoelejr.dk om du kommer til Øvaluering, Gensynshygge eller begge arrangementer

Øvaluering

• Lørdag d. 19. september kl. 13.00-17.00
• Værkstedet på Falkevej 21, 3400 Hillerød

Gensynshygge

• Lørdag d. 19. september kl. 18.00-23.59
• (Samme adresse)

Indhold

• Hygiejneregler & Opfordringer
• Øgruppens indstilling til afviklingen af sæsonen 2020
• Deltagerloftet
• Køb af billetter
• Billetsalget via Ticketmaster
• Åbning af billetsalg
• Billetreservation hos uge-regnskabsførerne
• Gyldig billet eller billet-reservation er påkrævet - Ingen ’spontan-køb’ af billetter på øen
• Refusion af billetter
• Transport til Vejlø: Postbåden
• Parkeringsafgift ved parkering i Lindelse
• Kort om faciliteterne
• Optimering’ i teltene
• Covid-19’s effekt på ugerne
• Overgangen mellem ugerne
• Medbring kontanter til kiosken
• Medbring gerne egen sprit
• Fundamentet for Øgruppens tiltag ifm. covid-19
• Regeringens udkast til forsamlingsloftet
• Sundhedsstyrelsens Retningslinjer
• Kulturministeriets retningslinjer for idræts- og udendørs foreningsliv
• Spejdernes covid-19-tiltag

Sæsonen 2019/2020: Møde 10

• Håndtering af billet-frigivelse på Ticketmaster
• Ingen ventelister til billetsalget
• Politik om salg af madbilletter
• Politik vdr. brugsbåden + parkeringsmulighed og -afgift i Lindelse
• Efterlejr
• Årshjulet
• Salg af Hoodies

Sæsonen 2019/2020: Møde 7-8-9

Baggrundsmateriale forud for mødet:

• Regeringens udspil til forsamlingsloftet
• Sundhedsstyrelsens retningslinjer
• Kulturministeriets retningslinjer for udendørs idræts- og foreningsliv
• Spejdernes tiltag ift. covid-19

Øgruppens Beslutningspunkter:

• Hvordan sikrer vi, at vi overholder forsamlingsloftet?
• Hvordan kan vi oversætte retningslinjerne omkring afstandskravet til en Vejlø-kontekst?
• Fastlæggelse af sæsonens deltagerloft
• Politik vedrørende personer der udviser symptomer på covid-19
• Hvordan kan vi oversætte Sundhedsstyrelsens retningslinjer for håndhygiejne til en Vejlø-kontekst?
• Hvordan kan vi oversætte Sundhedsstyrelsens retningslinjer for kontaktreduktion til en Vejlø-kontekst?
• Det økonomiske billede
• Fortrinsret til billetter
• Hvordan påvirkes ugerne af covid-19?

Sæsonen 2019/2020: Møde 6
Sammenfatning af hvilke initiativer Øgruppen benytter sig af i beslutningsprocessen frem imod d. 11. juni, hvor Øgruppen senest beslutter, om Vejlø Ølejr 2020 afholdes. Øgruppen vil...:

• Rådføre sig med sundhedsmyndighederne
• Sparre med de øvrige ølejre
• Udarbejde økonomiske scenarier

• Coronasituationen
  • Deadline for evt. aflysning (11. Juni)
  • Den økonomiske situation
  • Refundering af Ticketmaster-billetter
• 50-års Jubilæum
  • Budget
  • Styregruppen
• Kommuneansøgninger
• Mulighed for klatrevæg
• Marketing-kampagner på Facebook

• Arbejdsweekend (agenda)
• Ticketmaster afbestillingspolitik
• Vejlø Ølejr's mailadresser
• Vejlø Ølejr 50-års jubilæum

• Julefrokost, evaluering
• Arbejdsweekend
• Ticketmaster afbestillingspolitik

• Redningsveste (bevilling 64 stk.)
• Overblik over den kommene sæson: Temaer, igangsættere og uge-regnskabsførere
• Økonomi-styring i løbet af sæsonen
• Generel økonomi
• Ticketmaster (vi tager opgaven i egen hånd)
• Hjemmeside-status
• Arrangementer
• Jubilæum (2021)

• Ansøgninger om medlemsskab (i alt: 8 ølejre)
• Aktivitetsplan for det kommende indeværende år
• Udvalg i SØB
• Budget
• Valg
• Fastsættelse af dato for næste års generalforsamling (21-22 nov. 2020)
• Ticketmaster

Dagsorden

• Udtrædende ølejre
• Beretninger fra diverse udvalg
• Beretning fra KOO
• Samarbejdet i ØB og SØB
• Regnskab

Dagsorden:
Endelig godkendelse af de af SØB forhåndgodkendte vedtægter for Foreningen Vejlø Ølejr, med henblik på overdragelse af Vejlø Ølejrs aktiviteter til Foreningen Vejlø Ølejr.

Vedtægter revideret efter Øvalueringen 2019.
Vedtægterne er sat til endelig afstemning Tirsdag d. 5. November 2019 (Indkaldelse hertil ses i dokumentet "indkaldelse til ekstraordinær øvaluering nov 2019").

Sæsonen 2019/2020: Møde 1

• Præsentation af Øgruppens medlemmer
• Øgruppens kommunikation udadtil og indadtil
• Evaluering af Øvalueringen/Gensynsweekenden
• Status på Vejlø's vedtægter (ifm. foreningsdannelse)
• Status på Ugetemaer, Regnskabsførere og Igangsættere for sommeren 2020
• Nye tiltag på hjemmesiden